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Gmail://Gmailのフィルタ設定で『失念しない』管理をしよう!

2406-01
Gmailはとっても便利ですが、使い方の理解して、
自分流の工夫をしてからこそその真価を発揮します。

基本機能の中にスターを付ける機能がありますが、
とれはとても便利な機能です。
「重要なメールや」「後で見返すメール」「未処理メール」
などにスターを付けておけば、「スター付き★」メニューから、
そのメールだけを絞り込んで抽出できるので、タスク管理にも最適です。

また、未読メールは太字で表示され、一度読むと既読になります。
これも一つのメール確認というタスク管理になります。

通常のメール処理は、

未読メールを開く→既読になる→内容によってスターを付ける

という流れで利用していると思います。

が、「スターを付けるという判断」「スターを付ける操作」は多量のメールがあると、
結構ストレスになり、時間も馬鹿になりません。
スターを付け忘れてしまった場合など、既読メールに埋もれていってしまい、
その存在も失念し、大変な事になりかねません!!


そんな経験が一度でもある方や、ストレスに感じていた方は、
私の考えた使い方を紹介したいと思いますので参考にしてみてください。

まず、基本的に未読メールはデフォルトでスター付きになるようにフィルタ設定します。
すると、既読になってもスターが付いているので、既読メールに埋もれる事はありません。
更にスーパースターなどを使えば、他のスターと見た目の差別化も出来て便利です。

件名だけで不要なメールだとわかるものなどは、
チェックリストにチェックを入れて、一括で「アーカイブ」するか、
「既読にする」「スターをはずす」などで処理してしまえばよく、
普通のメールも一読して、スターが確実に不要なものはスターを外します。

つまり、通常と逆で、

スター付き未読メールを開く→既読になる→内容によってスターを外す

という流れで処理する事になります。
これならメールの見落としや、処理の失念も無くなります。
地味なテクニックですが、かなり効果的なのでオススメです!!

また、
「スター付きのメールは30件までにする!」
などと自分ルールを決めておかないと、スターだらけになってしまい、
どれが重要なメールだったかわからなくなってしまっている人も多い様なので、
スター付きメールを放置しない心がけもとっても重要です。

以下、私のおすすめフィルタ設定です。

★自分が送信したメール以外にスターを付けるフィルタ
条件: from:(-自分のメールアドレス) is:unread
処理: スターを付ける

★自分から自分に送信したメールに「メモ」ラベルを付けるフィルタ
条件: from:(自分のメールアドレス) to:(自分のメールアドレス)
処理: 受信トレイをスキップ, 既読にする, ラベル「メモ」を付ける, 重要マークを付けない

★添付ファイル付きのメールに「添付有り」ラベルをつけるフィルタ
条件: has:attachment
処理: ラベル「添付有り」を付ける

この様に、フィルタを使いこなす事で、
受信トレイを整理整頓された美しく仕事がしやすいものに出来ます。
失念しないメール管理は、整理整頓とスター管理が重要なのでうまく使いこなしていきましょう!
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